Co může automatizovat stavební firma a kolik času tím ušetří
Stavbyvedoucí píšou deník na papír, kancelář ho přepisuje, hodiny na zakázky se skládají z lístečků a fakturace se chystá z e-mailů. Na modelové stavební firmě ukážeme, co se dá zautomatizovat, jak by řešení vypadalo a kolik času by to ušetřilo.
Problém: stavba běží v terénu, papíry v kanceláři
Typická středně velká stavební firma má několik rozběhnutých zakázek najednou. Stavbyvedoucí jsou celý den na stavbách, dělníci se přesouvají mezi zakázkami a kancelář se snaží dát dohromady, co se kde udělalo, kolik hodin to stálo a co se má fakturovat.
Informace putují přes papírový deník, fotky v mobilech, telefonáty a e-maily. Výsledkem bývá:
- stejné údaje se zapisují dvakrát, nejdřív na stavbě a pak v kanceláři,
- hodiny na zakázky se dohledávají zpětně a s chybami, takže kalkulace nesedí,
- fakturace se zdržuje, protože chybí soupis odvedené práce,
- u reklamací se těžko dokládá, co a kdy se na stavbě dělo.
Modelová firma
Pro výpočet si vezmeme stavební firmu s 25 zaměstnanci: tři stavbyvedoucí, jedna administrativní pracovnice a dělníci na několika zakázkách. Měsíčně fakturuje osm zakázek, odešle zhruba 40 objednávek materiálu a předá 15 dílčích prací protokolem.
Řešení: jedna aplikace pro stavbu i kancelář
Nejde o drahý stavební software s funkcemi, které firma nikdy nevyužije. Stačí webová aplikace na míru, která běží v mobilu na stavbě i na počítači v kanceláři a pokryje pět míst, kde se dnes ztrácí nejvíc času:
- Denní záznamy ze stavby v mobilu. Stavbyvedoucí vyplní krátký formulář: kdo byl na stavbě, co se udělalo, počasí, problémy, fotky. Záznam se rovnou uloží k zakázce, přepisování odpadá.
- Hodiny na zakázky. Dělníci nebo parťáci zapisují odpracované hodiny k zakázce v telefonu. Kancelář vidí součty, nemusí je skládat.
- Podklady k fakturaci. Ze zápisů o odvedené práci se sám připraví soupis prací. Fakturantka ho jen zkontroluje a vystaví fakturu, nebo se data pošlou do účetního systému.
- Objednávky materiálu. Stavbyvedoucí zadá objednávku v aplikaci, dodavatel dostane e-mail a objednávka má stav (odesláno, potvrzeno, dodáno).
- Předávací protokoly. Protokol ze šablony, fotky a podpis investora na tabletu. PDF se uloží k zakázce a odešle e-mailem.
Výpočet: kolik času to ušetří
Počítáme s 21 pracovními dny v měsíci. Časy jsou odhady pro modelovou firmu.
| Činnost | Dnes | Po zavedení | Úspora / měsíc |
|---|---|---|---|
| Denní záznamy ze stavby | 3 stavbyvedoucí píšou 20 min denně na papír, administrativa každý záznam 15 min přepisuje36,8 h | zápis v mobilu s fotkami 10 min, přepis odpadá10,5 h | 26,3 h |
| Hodiny na zakázky | skládání docházky z papírů a opravy6 h | dělníci zapisují v mobilu, jen kontrola1 h | 5 h |
| Podklady k fakturaci | 8 zakázek, soupis prací a faktura 90 min12 h | soupis z odvedené práce se připraví sám, 30 min kontrola4 h | 8 h |
| Objednávky materiálu | 40 objednávek, telefony a e-maily 10 min6,7 h | objednávka z aplikace a potvrzení e-mailem 4 min2,7 h | 4 h |
| Předávací protokoly a fotky | 15 protokolů ve Wordu a fotky z mobilů 30 min7,5 h | protokol ze šablony, fotky a podpis na tabletu 10 min2,5 h | 5 h |
| Celkem | 68,9 h | 20,7 h | 48,3 h |
Při průměrných nákladech 400 Kč na hodinu práce (mzda včetně odvodů, odhad) jde zhruba o 19 300 Kč měsíčně, tedy asi 231 600 Kč ročně. Úspora navíc není jen v čase: stavbyvedoucí tráví víc času na stavbě, kalkulace jsou přesnější a faktury odcházejí dřív.
Předpoklady modelového výpočtu
- 3 stavbyvedoucí, 1 administrativní pracovnice, 25 zaměstnanců
- 21 pracovních dní v měsíci
- 8 fakturovaných zakázek, 40 objednávek materiálu a 15 předávacích protokolů měsíčně
- průměrné náklady na hodinu práce 400 Kč (odhad)
Jde o modelový příklad, ne o konkrétního klienta. Vaše čísla budou jiná; spočítáme je spolu na konzultaci zdarma.
Jak začít, aby to fungovalo
- Začněte tam, kde to bolí nejvíc. V modelové firmě jsou to denní záznamy: tvoří víc než polovinu úspory.
- Navrhněte formuláře se stavbyvedoucími. Když jim aplikace práci neusnadní, nebudou ji používat.
- Nasaďte na jedné zakázce, vylaďte a teprve pak rozšiřte na všechny.
- Přidávejte po etapách: hodiny, fakturace, objednávky, protokoly.
Tak se investice rozloží v čase a každá etapa se začne vracet hned po nasazení. Pokud vás zajímá i umělá inteligence, navazuje článek Jak použít AI ve stavebnictví.
Časté otázky
Co se ve stavební firmě vyplatí automatizovat jako první?
Obvykle denní záznamy ze stavby a evidence hodin na zakázky. Odstraní dvojí zápis mezi stavbou a kanceláří a v modelovém výpočtu tvoří víc než polovinu úspory času.
Potřebují stavbyvedoucí k aplikaci speciální zařízení?
Ne. Aplikace na míru běží v prohlížeči běžného mobilu nebo tabletu a lze ji přidat na plochu jako ikonu.
Dá se aplikace napojit na účetní systém?
Většinou ano, přes rozhraní (API) účetního systému nebo přes export a import dat. Možnosti prověříme na konzultaci.